Verkaufsprozess mit Akontogesuchen, Teillieferungen, Schlussrechnung

Ausgangslage

Oftmals gibt es komplexere Verkaufsprozesse, die

• mit einer Offerte beginnen,
• die schliesslich in eine Auftragsbestätigung überführt werden.
• Bevor eine Lieferung stattfindet, wird ein oder mehrere Akontozahlungsgesuch(e) gestellt.
• Es werden Teillieferungen vereinbart und durchgeführt, die unabhängig von Akontozahlungsgesuchen abgewickelt werden.
• Nach der Restauslieferung wird die Schlussrechnung gestellt.

Voraussetzungen

• Die Abwicklung muss über ein und dasselbe Dossier abgewickelt werden.
• Empfehlung: Auftragslaufnummer ALN einführen (mittels der Auftragslaufnummer kann man später erkennen, was zusammen gehört).
• Für die Akontozahlungsgesuche soll ein Textartikel zur Verfügung stehen, in welchem alle massgeblichen Infos enthalten sind: Preis = 0.00, Mwst U usw.
• Teillieferungen, die fakturiert werden, sind keine Teilrechnungen (weil es die Akontozahlungen sind).
• Schlusslieferung, die fakturiert wird, wird zur Schlussrechnung, die dann die Akontozahlungen abzieht.
• Wenn es „komische“ Salden gibt (z.B. eine Gutschrift am Schluss), dann kann man alle relevanten Belege zu einer neuen Rechnung zusammenziehen, falls das nötig ist.
• Ganz am Schluss soll die Restmengenverarbeitung erfolgen, um Unter- bzw. Überlieferungen zur Auftragsbestätigung auszunullen.

Vorgehen

1. Zuerst Offerte erstellen
2. Danach Auftragsbestätigung aufgrund der Offerte mit Folgebeleg erstellen und Auftragsbestätigung mengenmässig anpassen
3. Erste Akontorechnung als Duplikat der Auftragsbestätigung erstellen („Finanzierungsoperation“)

• Artikelinhalte löschen (da ja nichts geliefert wird)
• Akonto-Artikel erfassen (da man ein Zahlungsgesuch macht)
• Als Teilrechnung festlegen (damit das System später wieder zueinander findet)

4. Teillieferung Nr 1 als Folgebeleg der Auftragsbestätigung

• Teilmenge einsetzen

5. Zweite Akontorechnung als Duplikat der Auftragsbestätigung erstellen („Finanzierungsoperation“)

• Artikelinhalte löschen (da ja nichts geliefert wird)
• Akonto-Artikel erfassen (da man ein Zahlungsgesuch macht)
• Als Teilrechnung festlegen (damit das System später wieder zueinander findet)

6. Teillieferung Nr 2 als Folgebeleg der Auftragsbestätigung

• Teilmenge einsetzen

7. Die beiden Teillieferungen markieren und als Rechnung verrechnen

• Die beiden Lieferscheine der Teillieferung Nr 1 und Nr 2 markieren
• Folgebeleg erstellen
• Neue Rechnung NICHT als Teilrechnung festlegen (damit das System sie später nicht wieder abzieht, denn es dürfen nur die Akontorechnungen abgezogen werden)

8. Restlieferung: Lieferschein als Folgebeleg der AB erstellen

• Restmenge festlegen (kann grösser oder kleiner sein als seinerzeit auftragsbestätigt worden ist)

9. Schlussrechnung erstellen, nachdem alles ausgeliefert worden ist

• Markieren des Lieferscheines mit der Restmenge
• Folgebeleg für die Rechnung erstellen
• Neue Rechnung als Schlussrechnung festlegen (das System zieht alle Teilrechnungen

10. Restmengenverarbeitung

Tabellarische Übersicht