Zwingend einzuhaltende Prozessschritte

bossERP bietet als Standard-Software die Möglichkeit, die unterschiedlichen Prozessschritte in Unternehmen abzubilden. Als Standard-Applikation müssen aber gewisse Grundsätze zwingend eingehalten werden, damit die zahlreichen Varianten mit ihren Konsequenzen richtig zur Anwendung kommen.

Es betrifft dies insbesondere die Belegprozesse des kundenseitigen Auftragsprozesses

und jene des lieferantenseitigen Bestellprozesses

damit die reservierten, bestellten und vorhandenen Bestände im System korrekt nachgeführt werden.

Grundsätze

Das setzt voraus, dass man folgende Grundsätze einhält:

• Nach jedem Belegprozessschritt werden die korrekten Belege auf definitiv gesetzt. Sind sie in den nächstfolgenden Belegprozessschritt in Folgebelege überführt, dürfen die Vorgängerbelege nicht mehr geändert werden:
• keine Löschungen von Belegzeilen,
• keine Änderungen an Mengen oder Preisen und
• keine neuen Belegzeilen mehr einfügen.
• Ausnahmen:
• Offerten und Bestellvorschläge führen keine Bestände nach. Demnach darf man in Offerten oder Bestellvorschlägen Änderungen oder Ergänzungen anbringen.
• Unternehmen, die keine Bestandesverwaltung haben, dürfen Änderungen und Löschungen vornehmen.
• Immer beachten: Auch bei nicht bestandesgeführten Artikeln kann man die Auftrags- und Bestellverwaltung und damit die Rückstandsverwaltung verwenden. Je mehr an den Daten verändert wird, umso schwieriger und aufwändiger wird die Rückverfolgbarkeit.
• Das Prinzip der Folgebelege muss eingehalten werden, d.h. die Belegtypen werden der Reihe nach als Folgebelege generiert: Wenn man diesen Grundsatz konsequent verfolgt, dann werden die reservierten, bestellten und vorhandenen Bestände sauber nachgeführt. Siehe die beiden schematischen Darstellungen in diesem Topic.
• Es darf nicht möglich sein, dass die Bestände von Hand überschrieben werden: diese Möglichkeit gibt es zwar, ist aber nur für Administratoren und in absoluten Ausnahmefällen zugelassen. Die Rechteverwaltung darüber ist stringent zu handhaben.
• Man muss wissen, was man tut.

Was man grundsätzlich nicht darf

Verboten sind folgende Manipulationen (wir wiederholen uns):

• Nach jedem Belegprozessschritt werden die korrekten (Bestell)Belege auf definitiv gesetzt. Sind sie in den nächstfolgenden Belegprozessschritt in Folgebelege überführt, dürfen die Vorgängerbelege nicht mehr geändert werden:
• keine Löschungen von Belegzeilen (einzige Ausnahme: Offerten führen keine Bestände nach. Demnach darf man in Offerten Änderungen oder Ergänzungen anbringen),
• keine Änderungen an Mengen oder Preisen und
• keine neuen Belegzeilen mehr einfügen.
• Das Rückwärts-Duplizieren von Rechnungen in Lieferscheine (mit bestandesgeführten Artikeln) ist wirklich zu unterlassen.