4D Report
Aufbau des 4D Report-Generators
Er besteht aus einem Kopf- und einem Fussteil. Im Kopfteil werden die gewünschten Spalten und Verweise aufgebaut, wobei die Felder aus dem Fussteil (z.B. mit Drag and Drop) ins Editierfenster übernommen werden.
Es empfiehlt sich, mit dem Assistenten zu arbeiten. Sie werden in einer logischen Reihenfolge durch die verschiedenen Arbeiten gelotst. Sie können aber auch manuell Ihren Report, wie nachstehend beschrieben, erstellen.
| Feldliste | Zeigt die Felder der geöffneten Datei (hier die Datei Adresse). Es können auch via das PopUp die verknüpften Tabellen angezeigt und gewählt werden. |
|---|---|
| Feldtyp | Die Symbole zeigen an, ob es sich um ein numerisches, alphanumerisches. etc. Feld handelt. |
| Fenster Sortierfolge | Es können keine, eine oder mehrere Felder für die Sortierung vorgesehen werden (mit Drag and Drop aus der Feldliste). Die Sortierung ist auf- oder absteigend und für Gruppierungen Voraussetzung. |
| Bereich Zelle | Hier hat es bestimmte vordefinierte Berechnungsmöglichkeiten. |
| Bereich Spalte | Format-Optionen."Automatische”" hat eine fixe Breite. |
4D Report
| Spalten | In gewünschter Reihenfolge Felder aus der Feldliste mit gedrückter Maustaste ins Editier-Fenster ziehen. |
|---|---|
| Berechnungen | Die vordefinierten Rechenoperationen des Bereichs Zelle können nun im Umbruch- bzw. im Summenbereich zugewiesen werden. |
| Sortierung | Falls eine Spalte markiert ist, kann im Bereich Spalte die Checkbox"sortiert”" gestellt werden. Dann wird dieses Feld automatisch ins Fenster"Sortierfolge”" gestellt. Wie erwähnt kann durch Drag and Drop ein Feld aus der Feldliste in die Sortierfolge gestellt werden. Es können mehrere Felder als Sortierkriterien verwendet werden. Es wird die Sortreihenfolge von oben nach unten berücksichtigt. |
 Wiederholte Werte |
Eine gestellte Checkbox druckt sie aus. |
 Automatische Breite |
Ist defaultmässig gestellt und bezieht sich auf einzelne Spalten. Wenn sie gestellt bleibt, berechnet der Report die Breite selber (was lange dauern kann !), sonst kann die Breite vorgegeben werden. |
| Manuelle Breite | Checkbox"Automatische Breite”" entfernen und Spalte manuell in die Breite ziehen. |
| Seitenrand rechts | schwarze Linie |
| Spaltentitel | DefaultmässigerEintrag des internen Feldnamens in der obersten Zeile kann manuell in der K-Zeile überschrieben werden. |
| Zeilentypen/Labels | |
| K = Kopf | Einträge erscheinen im Bericht als Spaltentitel |
| D = Detail | Daten zeilenweise gedruckt |
| U = Umbruch | Ergebnis von Berechnungen der Untergruppe |
| S = Summe | Totalergebnis aller Datensätze |
Bearbeiten von Spalten, Zeilen oder Zellen
| Spalte | Mit Doppelklick auf die Spalte öffnet sich der Formel-Editor. | |||
|---|---|---|---|---|
| Wenn das PopUp über der Feldliste von"Verknüpfte Tabellen”" auf Haupttabelle umgestellt wird, werden die Felder der aktuellen Datei alphabetisch geordnet. | ||||
| Spalte einfügen | Spalte markieren, Menü-PunktBearbeiten-Spalte einfügen. Der leeren Spalte kann ein Feld oder eine Formel zugewiesen werden. |
|||
| Spalte anfügen | Falls keine Spalte markiert ist, wird mittels Bearbeiten-Spalte anfügen rechts eine neue Spalte angefügt. | |||
| Spalte ersetzen | Bestehende Spalten können überschrieben werden, indem ein anderes Feld darauf gezogen oder indem die Formel geändert wird. | |||
 Spalten verschieben |
nach links bzw. rechts verschieben | Hintergrundfarben |  Hintergrundfarbe  alternative Hintergrundfarbe |
|
| Formatierungen | Markierte Bereiche lassen sich mit Context-Menü (rechte Maustaste bzw. bei Eintastenmaus des Mac: Maustaste +CTRL- Taste) oder mittels der Menü-Punkte in der Menüzeile formatieren. | |||
| Sichern mit Menüpunkt Sichern unter |
Der 4D Bericht ist, wie bereits erwähnt, vorzugsweise in einem separaten Ordner abzuspeichern, um ihn später wieder aufrufen zu können. |
| Oeffnen mit Menüpunkt Oeffnen |
Ein bereits erstellter 4D Bericht kann wieder geöffnet werden. |
|---|---|
| C-Spalten / Labels | C-Spalten bzw. Labels sind eingefügte Spalten, denen Felder oder Formeln zugewiesen werden. Sie werden aufnummeriert (C1, C2 usw.) und können als Variable in andern Formeln verwendet werden. |
Umbruchzeilen
| U-Zeilen einfügen | Summenzeile markieren. Bearbeiten-Umbruch einfügen. Es erscheint eine neue Zeile U 1. |
|---|---|
| Weitere U-Zeilen | Markieren einer U-Zeile und genauso wie voranstehend vorgehen. |
| Wichtig | Es müssen mindestens so viele Sortierebenen wie Umbruchebenen vorhanden sein. |
| U-Zeilen entfernen | U-Zeile markieren und Bearbeiten-Umbruch löschen. |
| Seitenumbruch | Wenn einzelne Gruppen auf eine neue Seite gedruckt werden sollen, kann ein manueller Seitenumbruch durch Markieren der U-Zeile und Bearbeiten-Seitenumbruch setzen eingefügt werden. U-Zeilen mit Seitenumbruch sind unterstrichen (U-1). |
Rechenoperationen
Sie werden in Umbruch- oder Summenzeilen berücksichtigt.
| Anzahl = | Anzahl Datensätze |
|---|---|
| Min = | Kleinster Wert mehrerer Zahlen |
| Max = | Höchster Wert mehrerer Zahlen |
| Summe = | Summe von Zahlen |
| Durchschnitt = | Durchschnittswert von Zahlen |
Einer Zelle können beliebig viele Rechenoperationen zugewiesen werden.
Numerisches Format
| #### | Ganzzahlen, hier vierstellig |
|---|---|
| ####.## | 2 Nachkommastellen, 0 wird unterdrückt |
| ###0.00 | 2 fixe Nachkommastellen |
| ##’###’##0.00 | Anzahl mögliche Ziffern mit 1000-Separator. |
| <<<<<< | bedeutet, dass nicht genügend Stellen als Formate vorgesehen sind. |
Alphanumerisches Format
| ###.###.###.### z.B. AHV |
Nummer |
|---|
Boolean Format
| Wahr/Falsch | True/False |
|---|---|
| Beispiel | Wahr ist, dass ein 50-jähriger AHV-pflichtig ist |
Texte einfügen
In die K-Zeile, in leere Zellen des U- und S-Bereichs oder C-Labels.
Zwischensummen
| Labels | In der U-Zeile kann z.B."Total für #" stehen. Es kann in jeder beliebigen Zelle des U-Bereichs stehen. |
|---|---|
| Platzhalter | Das #-Zeichen kann Platzhalter sein. Beim Wechsel des U- bzw. Sortierkriteriums wird dieses statt der Platzhalter gedruckt. |
Formatierungen
Markierte Bereiche lassen sich mit Context-Menü (rechte Maustaste bzw. bei Eintastenmaus des Mac: Maustaste +CTRL-Taste) oder mittels der Menü-Punkte in der Menüzeile formatieren.
Ausblenden/Einblenden von Zeilen und Spalten
Markieren und Bearbeiten-Ausblenden. Die nun auf Papier unsichtbaren Bereiche werden grau unterlegt.
Solche Berichte dienen dazu, z.B. nur Zusammenfassungen zu zeigen.
Markieren und Bearbeiten-Anzeigen. Die vorher unsichtbaren Bereiche sind nun auf Papier wieder sichtbar.
Dateien, die miteinander nicht verknüpft sind
Neue Spalte einfügen. QUERY-Befehl über Felder legen, die in beiden Dateien gleich sind (Referenz-Felder).
Papierformat
Datei (Mac: Ablage) - Papierformat festlegen. Auf Druckertreiber-Dialog Papierformat einstellen.
Einstellen der Kopf- und Fusszeilen des 4D Berichtes
Die PopUps bieten Standard-Einstellungen an (Seite, Datum, Uhrzeit, Schrift usw.).Höhe: Punkte, cm usw. ab Seitenrand oben bzw. unten.Daten einrahmen kann gecheckboxed werden.
Ausgabe auf Drucker, Festplatte, Diagramm
Menüpunkt Datei (Mac:Ablage) - Ziel