Prozess Kreditorenworkflow

Die Grafik zeigt den Kreditorenworkflow auf: image.png

1./2./3. Automatische Prozesse

Der Export der Stammdaten an DPS sowie der Import der Rechnungen aus DPS erfolgt über automatische Prozesse.

Administration --> Automatische Prozesse

image.png

  1. Export "apm_DPS_Export" Der Export der Stammdaten an DPS erfolgt mind. 1x täglich. Der automatische Prozess kann jederzeit über "Testen" angestossen werden. Das Protokoll zeigt mögliche Probleme beim Export. Es werden die .csv Files gemäss Kreditoreneinstellungen -> Kreditorenworkflow exportiert

  2. /.3 Import "apm_DPS_Import" Der Import von validierten Rechnungen aus DPS erfolgt optimalerweise täglich alle 10-15 Minuten. Das Protokoll zeigt mögliche Probleme beim Import. Während des Imports wird eine Bestellbeleg mit Typ Rechnung erstellt, sowie die PDF Datei im bossDMS abgelegt und verlinkt.

4. Bestellbelege

Der rote Balken zeigt an, dass der Bestellbeleg neu aus DPS importiert wurde und nachbearbeitet werden muss. image.png

Bestellbelege können ein Memo enthalten mit der Information, dass es sich um ein Duplikat handeln könnte. image.png

Bestellbeleg Detail

Nach dem initialen Import aus DPS, ist die Rechnung mit "Darf nicht bezahlt werden" markiert und der Genehmigungsstatus ist "Ausstehend". image.png

Im Register Verlauf wird der Status/Historie mit bossBPM angezeigt.

image.png

Die Logs können über die Datensatzinformationen eingeblendet werden: image.png

5. Funktion Export an bossBPM

Damit die Rechnung an bossBPM exportiert werden kann, ist die Kontierung zwingend. Im Register Verarbeiten, erfolgt der Export an bossBPM:

image.png

Die Funktion erlaubt Einzel-/und Multiexport an bossBPM. Pro Rechnung wird eine Meldung gezeigt.

image.png

Folgende Exportregeln sind implementiert:

  • Kontierung zwingend

Sofern eine Rechnung bereits an bossBPM exportiert wurde und eine "aktive" Prozess-ID existiert, ist ein weiterer Export nicht möglich. Es wird folgende Meldung angezeigt: Der Bestellbeleg mit Belegnummer: XXXX konnte nicht exportiert werden der Status ist "Ausstehend". Die Rechnung muss folglich im bossBPM weiterbearbeitet werden.

Sofern eine Rechnung bereits an bossBPM exportiert und genehmigt wurde, ist ein weiterer Export nicht möglich. Es wird folgende Meldung angezeigt: Der Bestellbeleg mit Belegnummer: XXXX konnte nicht exportiert werden der Status ist "Akzeptiert". Die Rechnung kann nun gemäss bossERP Logik weiter verarbeitet, sprich bezahlt/gebucht werden.

6. Import bossBPM Status

Hat eine Rechnung den definierten bossBPM Prozess durchlaufen, erfolgt automatisch das Statusupdate im bossERP. bossBPM sendet "Akzeptiert" oder "Abgelehnt", sobald die Aktion im bossBPM erfolgt. Der Genehmigungsstatus der Rechnung wird entsprechend aktualisiert.

Bei Status "Akzeptiert" kann die Rechnung gemäss bossERP Logik weiter verarbeitet, sprich bezahlt/gebucht werden. Wurde die Rechnung abgelehnt ist diese manuell weiterzuverarbeiten (z.B. Korrektur, Löschen, erneuter Export an bossBPM).