XML-Import von Buchungen

Initial-Einstellungen

  • Sprachen, Währungen Konten, Kst, Ktr überprüfen.
  • Vor dem ersten Import Konten und Mandantennummer richtigstellen
  • Mwst-Codes mit Vorsystem abstimmen.

Vorgehensweise

Dateien - Buchungen

Datei - Import - ERP-XML-Import

  • Summe der zu importierenden Buchungen ermitteln oder XML mit Excel öffnen und Anzahl Zeilen abzüglich Titelzeilen feststellen. Beim Aussteigen aus Excel nicht speichern !!!
  • Wahl des richtigen Mandanten
  • Wahl des zu importierenden XML-Import-Files (möglichst immer im gleichen Ordner zur Verfügung stellen. Nach dem Import in einen Ordner "importierte XMLs" ablegen).
  • Dateien - Buchungen - Datei - Import - ERP-XML-Import
  • Beim Importieren/Abgleichen mit XML kann man CTRL drücken, um Details der Einstellungen einzusehen bzw. zu ändern.
  • Zuerst werden die Stammdaten geprüft. Fehlen solche, gibt es einen Hinweis auf das entsprechende Fehlerprotokoll (Ort dieses Protokolls gemäss Systemeinstellungen - Workstation (Mein PC).
  • Den Import mit dem entsprechenden Button abbrechen und fehlende Stammdaten zuerst eröffnen.
  • Import nochmals starten. Bereits importierte Buchungen werden nicht ein 2. Mal importiert.
  • Die Importbuchungen werden in der Outputform Buchungen aufgelistet (beachte den Buchungsschlüssel, anhand dessen der Import jederzeit rekonstruiert werden kann):
  • Mit Menüpunkt Verknüpfungen - Journal werden die Einzelbuchungen gezeigt:
  • Soll-Haben-Gleichheit der importierten Einzelbuchungen mit CTRL+B ermitteln und dem eingangs erwähnten Total vergleichen. Ebenfalls Anzahl Einzelbuchungen (oben links) mit den Anzahl Excel-Zeilen vergleichen.
  • Differenzen ermitteln und allenfalls korrigieren.
  • Buchungskontrolle vornehmen (z.B. alle Aufwand- und Ertragskonten mit Kostenstellen).
  • Alle importierten Buchungen markieren und mit Menüpunkt Buchungen - Sperren. Damit sind sie nun definitiv gesetzt und können von Hand nicht mehr geändert werden.
  • Fehler werden in einem Fehlerprotokoll festgehalten.

Nützliche Hinweise zum Import

  • Grössere Importfiles werden automatisch in mehrere kleinere Importfiles gesplittet.
  • Falls nach dem Import die Buchungsdatensätze mit Null erscheinen, liegt es daran, dass im XML-File der Buchungsbetrag im Tag <Gesamtbetrag> nicht mitgeliefert wird. Für ERP ist das zwar nicht zwingend, aber sinnvoll. Das Aktualisieren kann man einfach tun, indem man in den Input der Buchung geht und dort jeweils zum nächsten Datensatz navigiert. Es ist auch sinnvoll, die Buchungen so kurz zu kontrollieren.
  • Falls die importierten Buchungen nicht auf gesperrt gesetzt sind, sind die Tag <Buchung_Rec><Ist__gesperrt>True</Ist__gesperrt> und / oder <Einzelbuchung_Rec><Ist__gesperrt>True</Ist__gesperrt> nicht gefüllt.
  • Mwst-Codes müssen in beiden Systemen gleich sein.
  • Fibu-Konten, Kst und Ktr müssen in beiden Systemen gleich sein.
  • Mandantennummern müssen in beiden Systemen gleich sein.
  • Fibu-Konten, Kst und Ktr müssen in beiden Systemen gleich sein.
  • Wird aus bossSalary das XML importiert, müssen die beiden Versionen Lohn 5023 oder höher und ERP 5004 oder höher sein.