Freier Adress-Import

Datei - Import - Freier Import

Aufbau einer Importdatei (in Excel)

Eine Vorlagedatei enthält sämtliche Felder, die zu importieren sind. Die einzelnen Felder können zwingend oder fakultativ sein.

Bereich Firma

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Firma Firmenname *) Z
Firma 2 Firmenname 2 F
Bemerkung Bemerkung Textfeld F

*) Soll die Firma ein-eindeutig sein, dann an den Firmennamen " //LNR//" hängen (z.B. Alte Debitornummer)

Bereich Person

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Anrede Anrede Frei wählbar oder Auswahlliste F
Titel Titel F
Vorname Vorname F
Nachname Nachname Z
Geburtstag Geburtstag TT.MM.JJJJ F
Fa-Nummer FreiZahl13 Alte Debitor-Nummer F
Bemerkung Bemerkung Textfeld F
  1. Ist der Bereich Firma ausgefüllt handelt es sich um eine Firmenadresse, d.h. es wird eine Adresse sowie eine Firma angelegt.
  2. Ist der Bereich Firma und Person ausgefüllt, handelt es sich um eine Firmenadresse. Es wird eine Adresse, eine Firma sowie eine Person angelegt, wobei die Person der Firma zugeteilt wird.
  3. Ist nur der Bereich Person ausgefüllt, handelt es sich um eine Personenadresse, es wird eine Adresse und eine Person angelegt.

Bereich Kontakte

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Position Position Frei wählbar oder Auswahlliste F
Abteilung Abteilung Frei wählbar oder Auswahlliste F

Bereich Adressen, Ortschaft, Länder

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Adresszusatz Adresszusatz F
Strasse. Strasse & Nr. F
Postfach Postfach & Nr. F
LKZ Landeskennzahl Z
PLZ Postleitzahl Z
Ort Ortschaft Z
Adresskategorie Adresskategorie Frei wählbar oder Auswahlliste Z
Adressklasse Adressklasse Frei wählbar oder Auswahlliste F
Bonität Bonität Frei wählbar oder Auswahlliste F
Sprache Sprache Sprachcode der Ad-resse (D/E/F/I) Z
Währung Währungscode CHF/EUR/USD Z
Debitornummer Debitorennummer kann auch automatisch vergeben werden F
Kreditornummer Kreditorennummer kann auch automatisch vergeben werden F
Fa-Nummer Fremd-ID Alte Debitor-Nummer F
XYZ-Nr Zahl 14 Irgendetwas F
Ja/Nein Boolsch 19 Default auf 1 setzen F

Bereich Telefone, Fax, Emails

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Verbindung Verbindung Frei wählbar oder Auswahlliste Z
Nummer Nummer Z
Verbindungstyp Typ Telefon / Telefax oder Email Z
Kurzbemerkung Kurzbemerkung Textfeld F

Es können beliebig viele Verbindungen erstellt und zugeordnet werden, Beispiel Verbindungen für Zentrale, Fax, www usw. Bei Bedarf kann zu einer einzelnen Verbindung die Spalte Kurzbemerkung hinzugefügt werden, oder es können auch noch weitere Verbindungen erfasst werden.

Debitoren-Angaben

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Debitorkonto Debitoren-Sammelkonto System-Sammelkonto mandantenabhängig: diese Felder müssen ab Version 5007 den Kunden-Debitorenangaben in den Importspalten/Werten zugeordnet werden, nicht aber mehr in den Adressen ! (weil sie von den Systemkonteneinstellungen automatisch übernommen werden) *) F
KST F
KTR F
Artikelpreis Artikelpreis auf Beleg änderbar Default auf 1 setzen Z
Rabatt Rabatt auf Beleg än-derbar Default auf 1 setzen Z
% Rabatt Rabattsatz z.B. -10 (wenn + gilt es als Zuschlag) F

Kreditoren-Angaben

Feld Bezeichnung Beschrieb Z/F
Kreditorkonto Kreditoren-Sammelkonto System-Sammelkonto mandantenabhängig: diese Felder müssen ab Version 5007 den Kunden-Debitorenangaben in den Importspalten/Werten zugeordnet werden, nicht aber mehr in den Adressen ! (weil sie von den Systemkonteneinstellungen automatisch übernommen werden) *) F
KST F
KTR F
MwSt-Code Vorsteuercode Kürzel des MwSt-Codes (z.B. M od. I) F
Aufwandkonto Aufwandkonto Nummer des Auf-wandkontos F
Clearing Clearing Nr. der Bank Max.5 stellig, wenn eine Clearing Num-mer vorhanden ist muss Postkonto leer sein F
Bankkonto Bankkonto-Nummer F
Postkonto Postkonto Nr. 99-999999-9 F
ESR-Nr. ESR-Nr. 999999999 F
  • Die Adressen können in Excel erfasst und bearbeitet werden.
  • Nicht benötigte Spalten, welche nicht zwingend sind, können gelöscht werden.
  • Excel Tabelle als Text(Tabstopp-getrennt).txt abspeichern.

*) Die Felder und Werte der Felder [s0_Adresse]r_Debitorkonto usw. werden ab Version 5007 nicht mehr gebraucht, weil ab dieser Version die diesbezüglichen Inhalte mandantenabhängig und in der Tabelle [r1_Kunden_Debitorangabe]s_Debitorkonto usw. enthalten sind. Das hat Einfluss auf zahlreiche Funktionalitäten, wie z.B. Freier Import von Adressen, Kassenbelegerzeugung, Zahlungsverbindung (Kreditorendaten) auf Adressen übertragen, Importe für Handelskammern usw.

Import-Editor

Register Allgemeines
Import-Dokument mittels Wählen-Button Auswahl der zu importierenden Datei
Dateiursprung Windows oder Mac

    ISO-8859-1
    Mac-Roman
    UTF-8 (Unicode)
Importieren ab Zeile Angabe ab welcher Zeile die Daten eingelesen werden sollen
Trennzeichen
Datensatz Auswahl mit Klick auf Pfeil
Feld Auswahl mit Klick auf Pfeil
Fakultative Angaben für alle zu importierenden Adressen
Debitornummern automatisch automatische Vergabe möglich
Kreditornummer automatisch automatische Vergabe möglich
Button Sichern
Button Laden
Register Feldzuordnungen Im linken Fenster werden die Felder (Spaltentitel) angezeigt. Durch Drag-and-Drop können sie über die vorhanden Adressfelder gezogen werden, so dass mittig die Zuordnung der zu importierenden Felder ersichtlich ist.
Import-Zuordnungen Felder (Spaltentitel) der Importdatei
Vorhandene Adress-Felder Auswahl der zur Verfügung stehenden Felder aus

    Firmen
    Personen
    Telefone/Fax/eMails
    Kontakte
    Adressen
    Ortschaften
    Länder
    Kunden-Debitorangaben
    Zahlungsverbindungen
Keywords importieren Ja/Nein

Vorgehen

  • Zuerst ein Excel oder gleich 3 Excel-Tabellen erstellen:
  • Wenn 1 Excel (Beispiel unten), dann dieses auseinandernehmen und in 3 Excel-Sheets wie folgt aufteilen:
  • Reine Personenadressen
  • Ansprechpartner mit Musterstrasse und 9999 Musterhausen
  • Reine Firmenadressen ohne Ansprechpartner
  • Zuerst Import der Personenadressen
  • Datenfile kontrollieren und sichern
  • Dann Import der Firmenadressen
  • Auf Tabelle Firmen mit Formel anwenden ("//....//") entfernen ( Firma: Text zwischen // weg):

C_LONGINT(l_Position) l_Position:=Position(" //";[s0_Firma]s_Firma) If (l_Position>1)    [s0_Firma]s_Firma:=Substring([s0_Firma]s_Firma;1;l_Position-1) End if

  • Firmenstamm verknüpfen mit Adressen und Adressen markieren und
  • mit Formel anwenden die Adressetiketten neu aufbauen (Adressen: Etikette neu füllen):

[s0_Adresse]s_Adressetikette:=AdressEtiketteBuild (0)

  • Datenfile kontrollieren und sichern
  • Ansprechpartner importieren (als Personenadressen)
  • Alle Adressen mit "Musterhausen" suchen und löschen; d.h. jetzt sind nur noch die Personen im Personenstamm
  • Adressen und Personen schliessen, Datei Land öffnen und 1 Land markieren und
  • Formel anwenden, um die Kontakte anzulegen (Land: Kontakt anlegen):

C_LONGINT(l_NoOf_Errors;i;k) l_NoOf_Errors:=0 UNLOAD RECORD([s0_Kontakt]) REDUCE SELECTION([s0_Kontakt];0) READ WRITE([s0_Kontakt]) QUERY([s0_Adresse];[s0_Adresse]s_FremdID>0;*) QUERY([s0_Adresse];&;[s0_Adresse]r_Firma>0) ARRAY LONGINT(al_Adr_Firma_IDs;0) ARRAY REAL(ar_Adr_Zahl;0) SELECTION TO ARRAY([s0_Adresse]r_Firma;al_Adr_Firma_IDs;[s0_Adresse]s_FremdID;ar_Adr_Zahl) FOR(i;1;Size of array(al_Adr_Firma_IDs))  QUERY([s0_Person];[s0_Person]f_Zahl__13=ar_Adr_Zahl{i})   ARRAY LONGINT(al_Person_IDs;0)   SELECTION TO ARRAY([s0_Person]i_ID;al_Person_IDs) For(k;1;Size of array(al_Person_IDs))    QUERY([s0_Kontakt];[s0_Kontakt]r_Firma=al_Adr_Firma_IDs{i};*)    QUERY([s0_Kontakt];&;[s0_Kontakt]r_Person=al_Person_IDs{k})    IF (Records in selection([s0_Kontakt])<1)       CREATE RECORD([s0_Kontakt])       [s0_Kontakt]i_ID:=IDGet (->[s0_Kontakt])       [s0_Kontakt]r_Firma:=al_Adr_Firma_IDs{i}       [s0_Kontakt]r_Person:=al_Person_IDs{k}       [s0_Kontakt]z1_Erstellt_am:=Current date(*)       [s0_Kontakt]z2_Erstellt_um:=Current time(*)       [s0_Kontakt]z3_Erstellt_mit:="f"       [s0_Kontakt]z4_Erstellt_von:=<>c4_User_Initialen       Error:=0       SAVE RECORD([s0_Kontakt])       IF (Error#0)          l_NoOf_Errors:=l_NoOf_Errors+1       End If    End If   End for   ARRAY LONGINT(al_Person_IDs;0) End for ARRAY LONGINT(al_Adr_Firma_IDs;0) ARRAY REAL(ar_Adr_Zahl;0)

  • In der Datei Kontakte sind die Kontaktadressen zu füllen.
  • Das mit Formel anwenden (Kontakt: Eitketten füllen):

UNLOAD RECORD([s0_Kontakt]) REDUCE SELECTION([s0_Kontakt];0) READ WRITE([s0_Kontakt]) ALL RECORDS([s0_Kontakt]) READ WRITE([s0_Kontakt]) FIRST RECORD([s0_Kontakt]) While (Not(End selection([s0_Kontakt])))    QUERY([s0_Adresse];[s0_Adresse]r_Firma=[s0_Kontakt]r_Firma)      If (Records in selection([s0_Adresse])=1)       [s0_Kontakt]r_Firmenadresse:=[s0_Adresse]i_ID       [s0_Kontakt]s_Kontakt_Adressetikette:=Adresse_FullEtikette_Get (->[s0_Kontakt]r_Firmenadresse;[s0_Kontakt]r_Person;"")       SAVE RECORD([s0_Kontakt])    End if      READ WRITE([s0_Kontakt])    NEXT RECORD([s0_Kontakt]) End while UNLOAD RECORD([s0_Adresse]) REDUCE SELECTION([s0_Adresse];0) UNLOAD RECORD([s0_Kontakt]) REDUCE SELECTION([s0_Kontakt];0) READ ONLY([s0_Kontakt])

  • Datenfile kontrollieren und sichern

Zum Beispiel 1 Excel

Art (P/F) Anrede Titel Vorname Nachname Briefanrede Position Mailadresse Tel Geschäft Fax Geschäft Natel Tel Privat Fax Privat Newsletter Firma 1 Firma 2 Adresszusatz Strasse Postfach PLZ Ort LKZ Land Sprache (ev. ISO) Währung (ISO) Bemerkungen