DMS (Document Management System) Einleitung

Wozu dient das Modul DMS?

Das zertifizierte Document Management System der bossinfo.ch AG ermöglicht professionelles Dokumenten-Management und elektronische Archivierung von kaufmännischen Belegen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV/Navision).

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV/Navision).
  • Ablage von Belegen (z. B. gescannte Dokumente, Lieferscheine, Rechnungen, usw.)
  • Für jede Art von Dokumenten einsetzbar (z. B. Bilder, PDF-Dokumente, Office-Dokumente usw.)
  • Automatische Indexierung.
  • Hinzufügen von Dokumenten per Drag & Drop aus dem Windows-Explorer und von E-Mails aus Microsoft-Outlook.
  • Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten.
  • Revisionssichere Langzeitaufbewahrung (dg Archive) und Verwaltung von Daten und Belegen.
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Volltextsuche, Schlagworte und Systemfelder.
  • Automatische Vererbung der Dokumente im Geschäftsfall, vom Angebot bis zur Rechnung, sowie Verknüpfung mit beliebigen Datensätzen.
  • Zentrale Verwaltung der Zugriffsrechte pro Dokumententyp (auch für temporäre Zugriffe).
  • Versionsverwaltung

Bei Interesse können wir Ihnen zum bossDMS auch ein zusätzliche Digitale Signatur anbieten.

Vorteile von DMS

Ein DMS bringt folgende Vorteile:

  • Zeitgewinn: Dank einfacher Stichwortsuche beansprucht das Suchen und Finden von Dokumenten nur noch wenige Sekunden.
  • Kostenreduktion und Vermeiden von Dubletten: Deutliche Reduktion des Speicherbedarfs und damit der Kosten durch die übergreifende Vermeidung von Dubletten. Ablösung von kostenintensiven Archivierungssilos zugunsten einer effizienten Plattform.
  • Mobilität: Mobile Zugriffsmöglichkeiten auf sämtliche Dokumente und geschäftsrelevante Informationen per Laptop, Smartphone und Tablet.
  • Vereinfachende Geschäftsabläufe: Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse lassen sich auf digitalem Weg nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger abwickeln als auf dem Papierweg.
  • Sicherheit: DMS schützt Sie vor unberechtigtem Zugriff, vor Datenverlust oder einem Systemausfall. Auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser sind Ihre Dokumente durch eine digitale Back-up Strategie geschützt.
  • Vermeidung von Dokumentenverlust.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Aufbewahrungsfristen.
  • Fortlaufende Versionierung der Dokumente.