Die Schritte bilden den Grundstein der Workflow Vorlagen. Jede Rechnung muss einer Vorlage bestehend aus mehreren Schritten angehören, sobald diese in den Workflow gelangt. Es wird zwischen vier verschiedenen Schritttypen (Erster, Letzter, Kontroll- und Visierungsschritt) unterschieden. Für jeden Schritt ist ein Empfänger und eine Höchstdauer in Tagen zu definieren.

Der erste Schritt ist zuerst auszuwählen und bestimmt, wer die Rechnung als erstes im Workflow erhält. Bei der Erstkontrolle handelt es sich um eine erste Rechnungsprüfung und Kontrolle, ob die richtige Workflow Vorlage gewählt, die benötigten Dokumente vorhanden und die pflichtigen Felder ausgefüllt sind. Bei diesem Schritt wird keine Überprüfung der Kontierung oder Betragskontrolle durchgeführt.

Danach kommt üblicherweise der Kontrollschritt. Bei einer Kostenrechnungen wird kontrolliert, ob ein Kontrollschritt oder bei Rechnungen mit Bestellbezug eine entsprechende Verknüpfung zur Bestellung bzw. Lieferung vorhanden ist. Der Kontrollierende kann die Rechnung im Cockpit nicht freigeben, sollte der Betrag der Zeilen und Header nicht übereinstimmen. Es erscheint in diesem Fall eine Fehlermeldung.

Es kann jeweils nur einen Kontrollschritt pro Vorlage geben. Danach kommt üblicherweise der Visierungsschritt. Dabei wird die soeben kontierte Rechnung freigegeben. Ob ein Visierungsschritt im jeweiligen Workflow eingesetzt wird oder nicht, kann das Unternehmen selbst entscheiden.

Als letzter Schritt erfolgt das Buchen der Rechnung.

Grundsätzlich können als Empfänger eine einzelne Person, Gruppe oder Position (Besteller, CEO, CFO, KST Verantwortliche, Bereichsleiter, Einkäufer, Vorgesetzte) angegeben werden.

Die Höchstdauer eines Schrittes dient dazu, die Dauer des gesamten Verbleibens der Rechnung im eApproval Cockpit zu überwachen und falls nötig, Mailerinnerungen an die einzelnen Personen zu versenden, falls ein Schritt nicht in der vorgegebenen Frist erledigt wurde.

Für jeden Schritt kann eine Teilung des Empfängers vorgesehen werden. Diese Trennung erfolgt an Hand eines Schwellenbetrages, das heisst eine Rechnung kann von Person/Gruppe/Position visiert werden, wenn der Rechnungsbetrag unter einem angegebenen Schwellenwert liegt und muss hingegen von einer anderen Person/Gruppe/Position visiert werden, falls der Rechnungsbetrag über dem angegebenen Wert liegt.