Anwendungsfälle Dokumentfreigabe

Die Anwendungsfälle für die Dokumentfreigabe (Dossier Freigabe) sind unbegrenzt. Damit lassen sich z.B. folgende Prozesse vollständig digital abwickeln.

  • Produktentwicklung und deren Freigabe
  • HR Prozesse (Personalrekrutierung, Personal Eintritt und Austritt, Mitarbeiterbeurteilungen, Arbeitszeugnisse, Lohnerhöhungen, Ausbildungsanträge, etc.)
  • Finanzprozesse (Budget, Investitionsanträge, Abschlüsse, Anlagen, etc.)
  • Marketing (Entwicklung und Freigabe von Kampagnen, Präsentationen, Vorlagen, CI, Events, etc.)

Die Dokumentenfreigabe erlaubt die Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten und Dateien (Word, Excel und PowerPoint) eines neuen Produktes über einen definierten Freigabe-Workflow. Darin lassen sich beliebige Dokumente in einem Produktdossier zusammenfassen und über einen Freigabeworkflow freigeben. Die einzelnen Freigabeschritte werden zusammen mit den Notizen, Fragen und Antworten dokumentiert. Das Cockpit gibt jederzeit Auskunft über den Status und bei welchem Freigabeschritt sich das Produktdossier (Dokumentendossier) aktuell befindet.

Anleitung Dokumentfreigabe

Bei den Dokumentenfreigaben wird nach den folgenden Schritten vorgegangen.

Belegerfassung eApproval

Für die Dokumentfreigabe wählen sie:

  • Belegtyp «Dokument Freigabe»
  • Dokumentkategorie (frei wählbar)
  • Vorlage Nr. (Workflow Vorlage)
  • Min. 1 Dokument in der Factbox hinzufügen.
  • OK

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Danach kann dieses Dokument weiter transferiert werden. Für diesen Schritt wird in der Belegerfassungsliste «transferieren» und «ausführen» angewählt. Die weitere Bearbeitung und Freigabe erfolgt im eApproval Cockpit. Die Dokumentenfreigabe erfolgt im selben Cockpit wie die Rechnungsfreigabe. Dieses lässt sich filtern nach Belegtyp «Dokumentenfreigabe». Am Ende der Dokumentenfreigabe wird das Dossier im Status «Freigegeben» archiviert. Die Dokumentenfreigabe wird in eApproval mit einem separaten Belegtyp «Dokumenten Freigabe» von den Kreditorenbelegen getrennt gespeichert.

Einrichtung Dokumentfreigabe

Die Workflows für die Dokumentfreigabe lassen sich, analog den Kapiteln Kostenrechnungen (mit und ohne Bestellbezug), sowie Warenrechnungen (mit und ohne Bestellbezug), erfassen und einrichten.

Beim Vorlagentyp «Dokumentfreigebe» ist als Schritttyp für alle Schritte lediglich der «Visierungsschritt» notwendig. Dieser erlaubt beim ersten Schritt die Wahl oder Änderung der Vorlage und beim letzten Schritt wir der Job und alle Dokumente archiviert. Abgeschlossene Workflows inkl. den gespeicherten Dokumenten müssen als Nachweis unveränderbar sein. Aus diesem Grund sind danach keine Änderungen mehr möglich.

Über Kategorien lassen sich die Jobs im Cockpit und im archivierten Cockpit filtern. Diese Kategorisierung der Dokumentfreigabe kann frei definiert werden und ist unter «Kategorie Dokumentenfreigabe» zu finden.